By: Cobser Consulting Encendido: octubre 19, 2022 In: Artículo Comments: 0

Carlos López de Ceballos
Consultor junior en Cobser Consulting


Con la digitalización sistemática de los negocios durante todo este siglo, y en mayor medida desde la aparición de la COVID-19, nuevas técnicas y herramientas de comunicación han surgido para hacer frente a un nuevo modelo híbrido de trabajo que conlleva no tener que realizar siempre la actividad laboral desde los centros de trabajo. Para garantizar la comunicación efectiva entre integrantes de un equipo, no es suficiente con adquirir las herramientas más avanzadas en usabilidad, sino que se debe estudiar cómo las personas se adaptan a esta modalidad e interactúan con sus equipos de la forma más eficiente posible. Las metodologías ágiles son esquemas de trabajo que tratan de optimizar los procesos y la distribución de estos dentro de un equipo. Una organización puede perder hasta el 11,4 % de su inversión por una mala gestión de proyectos y alcanzar hasta el 67 % en proyectos fracasados, según el informe del Project Management Institute (PMI) Pulse of the Profession 2020.

Las metodologías ágiles han ido surgiendo desde 2001 [1] para solucionar las ineficiencias generadas ante la aplicación de esquemas tradicionales (o en cascada) en la programación software. La metodología en cascada estructura y divide a cualquier proyecto en fases muy bien definidas: análisis de requisitos, diseño, implementación, pruebas y mantenimiento. Este procedimiento lineal tiene la premisa de no comenzar con la siguiente etapa si no se ha validado la anterior, por lo que cualquier modificación relevante en el proyecto generará una pérdida de tiempo e inversión (directamente proporcional con el grado de avance del proyecto).

Rubén Lazarte [2]  – Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información (OTI) · Ministerio de Energía y Minas de Perú, especifica siete criterios para definir qué tipo de metodología utilizar. En síntesis, Rubén trata de justificar por qué, para proyectos de soluciones cuyos requisitos son fijos (términos de la solución claramente definidos) y/o sus componentes cuentan con un alto grado de criticidad, es recomendable el uso del desarrollo en cascada. Las soluciones en cascada se adoptan en casos en los que el contrato requiere establecer unos precios y fechas límites fijas y/o la dedicación de los equipos del cliente es limitada. Por otra parte, dado que la metodología ágil busca mayoritariamente optimizar la eficiencia y los tiempos dedicados, requiere que el equipo responsable posea mucha experiencia en el ámbito del proyecto y capacidad de reacción ante cambios.

A continuación, voy a adaptar las pautas principales de esta filosofía de trabajo a mi experiencia en consultoría.

01 – Las personas y las interacciones antes que los procesos y las herramientas

Se deben anteponer las personas (sus ideas y capacidad de ocurrencia de estas) antes que la búsqueda e investigación individual y exhaustiva acerca de un nicho específico.

En mi primer año como consultor he podido comprobar cómo, tratando con un equipo multidisciplinar, en muchas ocasiones, el éxito de la resolución del problema consiste en preguntar y saber cómo formular las preguntas. El valor de disponer de un equipo con diversidad de perfiles es que, cuando se presentan dudas, contar con un compañero más experimentado en el equipo permite, no solo la resolución más ágil de una duda puntual, sino tener una visión más completa y prevenir así futuras dudas o planteamientos sobre el proyecto.

02 – El software en funcionamiento antes que la documentación exhaustiva

En el ámbito del desarrollo software, en el que mayoritariamente están adoptadas estás metodologías, se debe priorizar el funcionamiento del programa y el correcto estudio de todos sus casos de uso, realizando las pruebas pertinentes, antes que la documentación exhaustiva.

La consultoría en Continuidad de Negocio lleva a muchos profesionales a elaborar documentación, toda bajo una estructura normativa (ya sea siguiendo una normativa interna o la internacional, ISO22301), salvaguardando su coherencia y cohesión para aumentar el grado de fiabilidad y confianza que percibe el lector (a veces, principiante en el sector de la Continuidad de Negocio).

Al aplicar la premisa de priorizar el funcionamiento antes que la documentación exhaustiva, en el ámbito de la Consultoría de Continuidad de Negocio, nos encontramos que la documentación debe ser elaborada con claridad y sencillez, priorizando su operatividad en el momento de una crisis, sin incluir información innecesaria. Se debe asegurar que el documento “funcione” y sea completo, que incluya la información necesaria para su cometido por encima de una documentación muy detallada pero poco útil a nivel operativo.

03 – La colaboración con el cliente antes que la negociación contractual

En mi experiencia he observado como el éxito del proyecto depende en gran medida de la correcta aclaración de los términos y actualización de estos (comunicaciones eficientes y periódicas con el cliente). He comprobado cómo (al menos, en el área de Continuidad de Negocio) la aclaración de los términos contractuales es ligeramente más sencilla que en el sector de la programación.

Aun así, un aspecto clave en cualquier proyecto, es la celebración de reuniones de seguimiento periódicas y, además, conviene reservar de manera consensuada todas las fechas de estas reuniones en la reunión de arranque del proyecto (kick-off), con el fin de asegurar el compromiso de ambas partes y el avance en la dirección correcta en todo momento.

 

04 – La respuesta ante el cambio antes que el apego a un plan

Directamente asociado con el punto anterior, se encuentra este pilar que debemos valorar en el momento de aplicar las metodologías ágiles dentro de un equipo de consultoría. Como ya se ha especificado, las metodologías ágiles son una gran opción de proyectos cuyo resultado final y/o alcance es incierto, ya que el resultado final del proyecto depende en gran medida de las validaciones y decisiones parciales tomadas por el cliente en las reuniones de seguimiento programadas.

Por esta razón, Rubén Lazarte ya razonaba que los integrantes del equipo deben contar con unas competencias ya consolidadas y una idea muy clara del sector. En el momento de ejecutar un cambio (solicitado directa o indirectamente por el cliente), se debe disponer de una trazabilidad y documentación de las ideas expresadas en cada informe, a fin de mostrar agilidad y eficacia discerniendo claramente los cambios y homologaciones requeridas para que el sistema completo mantenga su coherencia. Este punto es muy relevante en el ámbito de la consultoría en general y, en particular, en la de Continuidad de Negocio, pues independientemente de la organización, ciertos documentos iniciales (Análisis de Impacto al Negocio, Estrategias de Continuidad de Negocio) sirven de base para el resto de los documentos que se desarrollarán posteriormente. Para garantizar la armonía del sistema completo, los profesionales deben manejar una visión muy clara de la situación estructural de este y proceder rápidamente a su actualización cuando se produzcan cambios.

Personalmente y a modo de evolución de esta metodología, añadiría un quinto elemento que considere el modelo de trabajo existente en la actualidad tras la existencia de la COVID-19. En la actualidad la mayoría de las organizaciones desarrollan su actividad en un modelo completamente remoto o bien híbrido.

 

05 – Metodologías ágiles en tiempos de pandemia y posteriores

En el desarrollo de software es muy común la cultura de “divide y vencerás”. Esto trata de resaltar la importancia de realizar un correcto diseño de la arquitectura de un proyecto antes de desarrollar cualquier código, identificando claramente las partes y componentes que deben formar parte de este. Esta granularidad, además de aportar valor en la organización y distribución de tareas en un equipo, también permite al consultor acotar su rendimiento y conocer la eficacia de sus procedimientos empleados. Esto es porque, como un consultor se dedica principalmente a generar ideas (identificar problemas y diseñar soluciones), no siempre le es sencillo ser consecuente con su trabajo.

La división granular de un proyecto en tareas lo más sencillas posibles está directamente asociada al concepto de Mínimo Proyecto Viable (MVP por sus siglas en inglés, “Minimum Viable Project”). La búsqueda de un MVP, semejante a la técnica prueba y error, permite a todo el equipo realizar un ejercicio de brainstorming, desarrollándose así una retroalimentación conjunta que mejorará indudablemente el resultado y enfoque del proyecto mínimo operativo.

Esta manera de trabajar, además de permitir estructurar las ideas, dificultades y tiempos requeridos para cada componente en la cabeza del desarrollador, también permite la distribución eficiente de tareas dentro de un equipo (exactamente estas estrategias son las que debe tomar el perfil tecnológico actual conocido como DevOps). La Continuidad de Negocio es un proceso que afecta de manera transversal a toda la organización, por lo que es muy valorable la disposición de diversos perfiles (tecnológicos y de negocio) dentro del equipo. Esto, unido a la correcta dirección por parte del gerente o líder del proyecto, permitirá clasificar el conjunto de tareas y asignar estas a los miembros del equipo en función de sus competencias valorando la afinidad personal de cada uno (en nuestro equipo se ha hecho un ejercicio por identificar las principales competencias, fortalezas y preferencias de cada uno).

En la modalidad de teletrabajo, nos acostumbramos a trabajar con personas que no conocemos de manera presencial y con las que no es fácil compartir un café, lo que complica, en ocasiones, la generación de confianza. En el marco del trabajo ágil, la metodología Scrum propone la ejecución de reuniones diarias breves (30 minutos) donde se presentan las tareas realizadas, las pendientes de realizar por cada miembro del equipo y las dificultades encontradas. De esta manera se mantiene una comunicación continua entre compañeros y se facilita la integración y cohesión del equipo. Este modelo de trabajo aporta, además de seguridad y confianza en las relaciones del equipo, una mayor libertad para compartir problemas.

En mi experiencia durante mis estudios de grado y posteriormente en el trabajo de consultoría, el propio hecho de redactar y estructurar una duda me ha permitido frecuentemente resolverla por mis propios medios; igual que preguntar, afirmar y explicar ideas erróneas (aun siendo consciente de sus defectos), que, aplicándose dentro de una reunión scrum, permite la posibilidad de diálogo e intervención libre de todos sus miembros. Esta es la base de las metodologías ágiles: dar el poder a todos los integrantes del equipo para investigar, identificar, probar e implementar las soluciones requeridas, mejorando el nivel de eficacia y rendimiento, motivación, compromiso y desarrollo de la creatividad. Por todo esto, las metodologías ágiles, además de mejorar la eficacia en la distribución y ejecución de proyectos (comunicaciones corporativas), permite que se establezcan unas relaciones personales más libres, transparentes y dinámicas.

 


[1] RedHat. (2022). ¿Qué es la metodología ágil? Obtenido de https://www.redhat.com/es/devops/what-is-agile-methodology#:~:text=En%20concreto%2C%20las%20metodolog%C3%ADas%20%C3%A1giles,equipo%20para%20ofrecer%20mejoras%20constantes

[2] Lazarte, R. (s.f.). 2018. Obtenido de https://www.linkedin.com/pulse/siete-criterios-para-definir-cu%C3%A1ndo-usar-metodolog%C3%ADa-ruben/?originalSubdomain=es

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