By: Cobser Consulting Encendido: septiembre 26, 2022 In: Artículo Comments: 2

Ariana Parra
Consultora de Continuidad de Negocio en Cobser Consulting


Al iniciarme en la consultoría me vi en la necesidad de convertirme en líder ante los ojos del cliente. Esto me llevó tiempo y dedicación, hubo días más fáciles que otros; sin embargo, puedo decir que valió la pena lo aprendido, no solo en el ámbito profesional sino en el personal. A continuación, enumero los 10 aspectos que considero clave para asegurar los resultados y las expectativas:

01 – Pon al cliente en el centro de todo

El cliente es la persona que va a usar el producto/servicio y por ende es el responsable. Si no hay clientes no hay negocio. Cada cliente demanda una metodología, adaptarse a sus medios de comunicación, lineamientos de formato, dependencias jerárquicas, etc.; eso es solo el principio.

El cambio es lo único que tenemos seguro en estos tiempos, si lo vemos desde la perspectiva correcta hay un sinfín de aprendizaje. Se necesitará contar con un método de trabajo propio que podamos incorporar de manera oportuna ante los distintos clientes en los diferentes sectores.

 

02 – Trabajar en ciclos de tiempos determinados y cortos


Uno de mis errores más frecuentes al principio fue asumir que podía trabajar con varios clientes al mismo tiempo. Resultado, una pérdida de tiempo total. La planificación es una herramienta importante y en eso sí que soy buena. Seleccionar bloques de tiempos cortos, aproximadamente de 2 horas por tarea, diferenciando cada cliente fue lo que me ayudó a sacar el trabajo de forma efectiva sin descuidar ninguno de los proyectos en los que estaba involucrada. Sobre todo, funciona cuando tenemos tiempos limitados para generar entregables.

Una técnica recomendada y útil es Pomodoro. Consiste en dividir la tarea en bloques de tiempo corto buscando la mayor concentración mientras se esté trabajando para luego recompensarlo con una pausa.

 

03 – Haz puntos de control con regularidad


Las reuniones de evaluación y seguimiento de resultados son el corazón de la mejora continua. Esto me permite evaluar los métodos de trabajo, su eficacia y determinar cómo progresar. No involucrarse al máximo ante las reuniones con los clientes es un gran impedimento para el avance. La retroalimentación puede generar incomodidades y frecuentemente se ventilan asuntos que no son tan fáciles de reconocer o de solucionar.

Os comparto una tabla con preguntas sencillas y a la vez eficaces que utilizo como herramienta de evaluación y mejora.

 

04 – Observa y analiza

El objetivo es doble. Por un lado darnos cuenta de qué es lo que funciona y replicarlo y por otro observar lo que no y desecharlo. Es nuestra responsabilidad darnos cuenta, evolucionar y cambiar lo que ya no es útil dentro de los procesos. Involucrarnos en las actividades, hablar con los equipos y preguntarles cómo van las cosas, qué está funcionando bien y en qué cosas podríamos estar estancados o con problemas. Toda esta información vale oro. Los aprendizajes que podamos obtener nos sirven para replicarlo ante los otros proyectos en curso.

 

05 – Equilibra entre el trabajo de descubrir sobre el producto/servicio y el trabajo de generar la entrega

Centralizar exclusivamente el esfuerzo en aprendizaje y entendimiento muchas veces nos lleva al estancamiento e inclusive a la desmotivación. Inevitablemente tenemos que generar el entregable al cliente. Repetidamente, me pasó que invertía mucho trabajo en la primera etapa de entendimiento, lo cual es normal en la curva de aprendizaje.

Sin embargo, al tiempo me di cuenta que dedicar tiempo excesivo es una barrera para avanzar en los entregables hasta culminar con el objetivo deseado. Encontrar el equilibrio es una tarea diaria. Cada vez soy más consciente del cuidado necesario con la inversión del factor tiempo y delimitarlo en las distintas etapas de los proyectos.

 

06 – Haz menos investigación, pero más frecuentemente

Cada vez que me involucro en un nuevo proyecto mi primera reacción es leer toda la información que internet genera acerca del mismo. Con el tiempo esto lo dejaba a un lado y ya nunca más lo “googleaba”… ¡error!

Mantenernos informados de las noticias actualizadas de los clientes es un plus que debemos cuidar.

 

07 – Trabaja y entrega de manera progresiva


De nada sirve trabajar hasta el final de la entrega, si durante el proceso de desarrollo el cliente no ha validado los avances. La experiencia me ha demostrado que parte culminada, parte que hay que mostrar al cliente esperando su aprobación para continuar. Puede generar mucha frustración avanzar una idea hasta el final y que no esté acorde con lo esperado o que no vaya alineada con la visión del cliente.

En la imagen que acompaña este punto, expongo un ejemplo para una semana de trabajo con el método Sprint de la metodología agile Scrum.

 

08 – Transparencia total

En consultoría, a pesar de que el trabajo muchas veces es individual, solo no puedes y esa es la realidad. El trabajo diario es complementario entre dos equipos: el del cliente y el interno. Cuando se aborda una nueva forma de trabajo, muchas personas se resisten, ya que han aprendido a trabajar de una manera, son buenos haciéndolo, y les ha funcionado bien. ¿Por qué deberían cambiar?

Imagínate, llega alguien externo y te dice que debes cambiar, que es necesario realizar cambios. Aquí es donde la transparencia se torna importante. A medida que se despliegan nuevos objetivos, asegúrate que queda claro por qué estas implementando algo nuevo. En cualquiera de los casos, lo importante es que la información sea clara, disponible y pública.

 

09 – Revisa tu estructura de incentivos


Todos tenemos motivaciones distintas y en los equipos de trabajo juega un factor crucial. Los equipos optimizarán el trabajo gracias a incentivos. Esto va de la mano con la organización y lo que esta quiera fomentar. Es importante la evaluación de métricas para saber si los incentivos están funcionando o habría que adaptarlos a la situación actual de los empleados.

Para mí, es quizá el criterio más importante para asegurar que los equipos se sienten comprometidos y motivados con su trabajo.

A continuación, comparto una matriz para medir el nivel de madurez de un equipo.

 

10 – Haz el trabajo de descubrimiento

Lograr el aprendizaje continuo es tarea de todos, enfocarnos en la curiosidad para estar alerta y disponibles a aprender. Buscar la visualización del aprendizaje como un componente del trabajo relacionado al descubrimiento. Esto deberá convertirse en el día a día entre los equipos, junto con las tareas relacionadas a entregas, teniendo la prioridad que merece, y la implicación, que deberá tomarse seriamente. Es clave para construir equipos y organizaciones vigentes.

Tras ser consciente de todas las lecciones aprendidas que fui descubriendo en este ámbito de trabajo, ahora aplico estos aprendizajes en distintos parcelas de mi vida. Agradezco, haber entrado en este sector, a Cobser Consulting por su confianza, al súper equipo de trabajo con el que cuento y las personas con las que trabajo en cada proyecto. Sin cada una de las partes, como un solo conjunto, nada tendría sentido.

Es una experiencia retadora que me invita a estar en constante evolución.

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2 Comments:

    • Juan Mesa
    • septiembre 27, 2022
    • Reply

    Excelente artículo, también lo he padecido y la verdad estos diez puntos son claves

    • Ivonne Cedrés B.
    • septiembre 29, 2022
    • Reply

    Excelente en todo sentido. Funcional. Entendiendo de qué se trata por mi profesión, de alta responsabilidad.

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